Privacybeleid

1. Algemeen

In deze privacyverklaring  geven wij graag alle info over hoe Ekonomika VZW, met zetel te Dekenstraat 2, 3000 Leuven, gekend in de KBO onder het nummer 0859.868.475 (hierna “Ekonomika”), zal omgaan met uw persoonsgegevens.  

Door u te registreren op de website van Ekonomika, een samenwerking aan te gaan, u lid te maken of in te schrijven voor een evenement, erkent u geïnformeerd te zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens. 

Aangezien wij er alles aan doen om uw privacy te waarborgen, houdt Ekonomika VZW zich aan alle toepasselijke wet- en regelgeving. Dit houdt in dat wij persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (“AVG”/”GDPR”).

Dat wil zeggen dat:

  • Alle gegevens enkel worden gebruikt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verzameld. Er zullen ook niet meer gegevens gebruikt worden dan nodig.
  • Alle gegevens rechtmatig worden verwerkt en gebaseerd is op één van de rechtsgronden. 
  • Er passende maatregelen zijn genomen ter bescherming van uw persoonsgegevens. 
  • Iedereen altijd zijn gegevens kan opvragen, aanpassen en vragen tot verwijderen.

Indien u na het lezen van deze privacyverklaring vragen heeft, kan u altijd contact opnemen via het e-mailadres: [email protected]

De privacyverklaring werd laatst bijgewerkt op 27/11/2025

2. Verwerking van uw gegevens binnen Ekonomika en de doeleinden

Ekonomika verwerkt de volgende persoonsgegevens: 

2.1. Gegevens van de leden

Bij uw inschrijving als lid van Ekonomika of bij uw registratie op de website vragen wij verschillende gegevens op, zoals: gebruikersnaam, naam, e-mailadres, R-nummer, geslacht, geboortedatum, opleiding fase, campus, verwachte afstudeerjaar, interesse bedrijven, sector en regio, CV en alle andere gegevens die u vrijwillig aan ons meedeelt. 

Deze gegevens worden verwerkt met uw expliciete toestemming met als doel het onthaal bij Ekonomika vlot te laten verlopen, de student optimaal te begeleiden, het registratieproces en de matching met potentiële werkgevers te vergemakkelijken, inzichten te verkrijgen in het gebruik van het platform en deelname van studenten aan evenementen bij “on campus recruitments” en studentencarrières te ondersteunen.  

2.2. Gegevens bij inschrijving evenementen en aankoop boeken

In het geval u zich inschrijft voor evenementen of indien u boeken wenst aan te kopen, verzamelen wij de volgende gegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, r-nummer. 

Deze persoonsgegevens worden verwerkt om uw inschrijving te voltooien, uw tickets te leveren, u te informeren over het evenement en om de overeenkomst voor de verkoop van boeken te kunnen sluiten, inclusief eventuele levering. De rechtsgrond voor de verwerking van deze gegevens is de uitvoering van een overeenkomst.

2.3. Partnergegevens 

Wanneer u optreedt als partner van Ekonomika, verzamelen wij de volgende gegevens: naam van contactpersoon binnen het bedrijf, naam van het bedrijf, adres, telefoonnummer, e-mailadres en alle andere gegevens die het bedrijf vrijwillig wenst mee te delen. Deze persoonsgegevens worden verwerkt om de samenwerking op te starten en te onderhouden, voor vermelding in vacaturemagazines of jobbeurzen en voor betalingen en facturatiedoeleinden. 

2.4. Communicatiegegevens

In het geval u Ekonomika per e-mail, telefonisch contacteert, een aanvraag indient via het contactenformulier, verwerken wij de volgende persoonsgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en alle andere informatie die u vrijwillig aan ons overmaakt tijdens de communicatie. 

Deze persoonsgegevens worden verwerkt om uw vraag te beantwoorden en uw verzoek af te handelen. De rechtsgrond voor de verwerking van deze gegevens is de uitvoering van een door u gevraagde dienste.

2.5. Gegevens bij rekrutering voor het Comité – Ekonomika 

In het geval u zich kandidaat stelt bij het Comité verwerken wij uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en alle andere gegevens die u vrijwillig aan ons meedeelt. 

Deze persoonsgegevens worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om nieuwe kandidaten voor het Comité te selecteren en om de selectieprocedure uit te voeren. 

2.6. Gegevens voor direct marketing

Bij het versturen van nieuwsbrieven van Ekonomika verwerken we uw naam, e-mailadres en het aantal keer en het tijdstip van openen van de e-mail. Deze persoonsgegevens worden alleen verwerkt met de expliciete toestemming van de betrokkenen en voor het verzenden van nieuwsbrieven van Ekonomika om de betrokkenen op de hoogte te houden van activiteiten en vacatures. De betrokkene kan zich steeds uitschrijven via de “opt out” optie in de e-mail.

2.7. Cookies

Bij het bezoeken van de website van Ekonomika kunnen wij persoonsgegevens verzamelen, zoals uw IP-adres, sessiestatistieken door het gebruik van cookies. Deze gegevens worden alleen verwerkt met uw uitdrukkelijke toestemming en worden gebruikt om uw ervaring te verbeteren, onze website te beschermen en om rapporten over de activiteiten op te stellen.

3. Verstrekking aan derden

Bij het afstuderen worden uw contactgegevens omgezet in “alumnus contactgegevens”. Als dusdanig worden deze gegevens verder beheerd door zowel de KU Leuven als Ekonomika Alumni vzw, met als doel om u als oud-student op de hoogte te houden van relevante informatie, netwerkmogelijkheden en alumni-activiteiten, gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om contact te onderhouden met alumni Deze gegevens worden volledig volgens de normen van GDPR beheerd. U behoudt steeds het recht om de persoonsgegevens zelf te beheren of te laten verwijderen via de website van Ekonomika Alumni vzw (https://www.ekonomika-alumni.be/) of het centrale alumniportaal van de KU Leuven (https://alumninet.alum.kuleuven.be/nl/home).

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Als gevolg van dwingende wet- en regelgeving kunnen wij verplicht zijn uw persoonsgegevens te delen met overheidsinstanties, belasting- en douaneautoriteiten, financiële onderzoeks-, gerechtelijke en politiediensten.

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met externe dienstverleners zoals software leveranciers, boekhouding- en accountancy kantoren. In het geval dat deze derde partijen zich buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) bevinden, zullen wij ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens worden verwerkt met hetzelfde niveau van beveiliging en bescherming als wij binnen de EER hanteren en zullen wij passende maatregelen nemen om uw gegevens tijdens dergelijke overdrachten te beschermen. 

Bij een wijziging van controle bij Ekonomika of een overdracht van onze activiteiten aan een andere entiteit, zullen uw persoonsgegevens worden overgedragen om de continuïteit van onze diensten te waarborgen.

4. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens zolang als noodzakelijk voor de doeleinden van de verwerking en in overeenstemming met wettelijke voorschriften. Gegevens van leden en partners kunnen worden bewaard tot maximaal 10 jaar na beëindiging van de overeenkomst, gelet op ons gerechtvaardigd belang om bewijsstukken te bewaren in het geval van een gerechtelijke procedure. Daarnaast zal Ekonomika als gevolg van wettelijke boekhoudkundige verplichtingen boekhoudkundige en fiscale documenten voor 10 jaar bewaren na de belastbare periode waarop ze betrekking hebben. Gegevens van kandidaten voor het Comité worden bewaard zolang de selectieprocedure loopt en kunnen tot maximaal 5  jaar worden bewaard in het geval van antidiscriminatie vorderingen.

5. Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt op elk moment het recht om op te vragen welke gegevens wij van u bezitten, het recht om te verzoeken deze gegevens aan te passen of volledig te laten verwijderen.  U kan uw rechten uitoefenen via het e-mailadres: [email protected]. Indien het gaat om wijzigingen omtrent het corrigeren van persoonsgegevens die u hebt doorgegeven om lid te worden, kan u dit ook via uw profiel op de website uitvoeren. Via dit e-mailadres kan u ook altijd uw bezwaren uiten over hoe en door wie de gegevens verwerkt mogen worden. Verder heeft u het recht om ons te vragen de gegevens over te dragen aan u of aan een door u aangewezen partij of om uw toestemming in te trekken, voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw uitdrukkelijke toestemming

Tot slot heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel of via [email protected]. 

6. Beveiliging van persoonsgegevens

Om de veiligheid van de verwerking van uw persoonsgegevens te garanderen, hebben we passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde vernietiging, toevallig verlies en andere niet-toegelaten verwerkingen van persoonsgegevens. Ekonomika zorgt ervoor dat de gegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving, beschermd door een combinatie van organisatorische en technische maatregelen, zoals het gebruik maken van login en wachtwoord, uitvoeren van regelmatige beveiligingsupdates, bewustmaking initiatieven onder leden inzake privacy, als ook strikte toegangscontrole. Verder is toegang tot de server is beschermd met wachtwoord beveiliging zodat de toegang enkel mogelijk is voor bevoegde personen. De lijst van bevoegde personen wordt nauwkeurig en semestrieel opgevolgd en aangepast.

7. Cookies

Gebruik van Cookiebot

Onze website maakt gebruik van Cookiebot om cookies en tracking technologieën op een transparante en privacyvriendelijke manier te beheren. Cookiebot scant de website regelmatig en genereert een actueel overzicht van alle gebruikte cookies. 

Wanneer je onze site bezoekt, geeft Cookiebot je een duidelijke cookiemelding waarin je zelf kunt bepalen welke categorieën cookies je wel of niet wilt accepteren.

Cookiebot registreert uitsluitend jouw toestemming status (welke cookies je hebt toegestaan of geweigerd). Deze informatie wordt anoniem opgeslagen en helpt ons te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de AVG. 

Er worden via Cookiebot geen persoonsgegevens verzameld die jou direct identificeren, tenzij je daar expliciet toestemming voor geeft.

Categorieën Cookiebot

We maken onderscheid in onderstaande cookie categorieën:

  1. Noodzakelijk

Omschrijving: Cookies die uitsluitend worden gebruikt om de website goed te laten functioneren. Zonder deze cookies zou de website niet of niet goed werken. Deze cookies plaatsen wij zodat we onze online diensten kunnen leveren.

Wanneer plaatsen we deze cookies? Altijd.

  1. Voorkeuren

Omschrijving: Dit zijn bijvoorbeeld cookies die ervoor zorgen dat jouw gekozen persoonlijke instellingen en voorkeuren worden ‘onthouden’. Deze cookies zorgen ervoor dat de website informatie kan onthouden die van invloed is op het gedrag en de vormgeving van de website, zoals de taal van je voorkeur of de regio waar je woont.

Wanneer plaatsen we deze cookies? Alleen als je toestemming hebt gegeven.

  1. Statistieken

Omschrijving: Deze cookies helpen ons begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken door website gebruik te meten en te analyseren. De cookies worden gebruikt om de kwaliteit van de website te achterhalen en deze te kunnen blijven verbeteren. We verzamelen informatie over het gebruikersgedrag op onze website. Ook maken we gebruik van een hashed ID om je gedrag op de website te begrijpen en te kunnen koppelen, om zo onze website te verbeteren en op jouw voorkeuren af te stemmen.

Wanneer plaatsen we deze cookies? Alleen als je ons toestemming hebt gegeven.

  1. Marketing

Omschrijving: Marketing cookies worden gebruikt om bezoekers te volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Dit zijn cookies die we plaatsen om advertenties die we voor jou relevant achten te tonen op websites van derden en social media.

Wanneer plaatsen we deze cookies?

Alleen als je ons toestemming hebt gegeven.

  1. Niet geclassificeerd

Omschrijving: Niet-geclassificeerde cookies zijn cookies die we nog aan het classificeren zijn, samen met de aanbieders van afzonderlijke cookies.

Wanneer plaatsen we deze cookies? Alleen als je ons toestemming hebt gegeven.